抚州市慈善总会
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抚州市慈善总会管理制度

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抚州市慈善总会管理制度

一、公文处理制度

1、总会公文处理要符合《党政机关公文处理工作条例》和《抚州市人民政府办公室公文处理细则》的有关规定,严格办文程序,确保公文质量和安全。

2、行文应当确有必要,讲究实效,注重针对性和可操作性,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短,推进并提倡使用电子文书。印发文件应使用统一的红头文件稿纸。

3、发文程序包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制和分发等程序。发文由市慈善总会办公室负责拟稿,并根据公文内容,对照《中华人民共和国政府信息公开条例》(国令第492号)要求,在发文单上注明其属性(主动公开、依申请公开、不予公开),连同初稿一并交分管副会长审核签发。涉及慈善工作重大事项的文件和上行文由常务副会长签发;慈善办负责对公文的签批手续、文种、格式等审核,编制发文字号、印制和登记,负责邮寄或公文交换站分发。

4、收文处理由慈善办负责签收、登记、拟办、传阅。传阅范围由慈善办主任提出建议。公文交换站文件由民政局办公室安排专人每天定时收取。

5、公文传阅顺序原则上阅件由会长→常务副会长→分管副会长→具体承办人;办件由秘书长→分管副会长→常务副会长→会长。特殊情况可越级传阅。

6、公文传阅应符合迅速、保密、安全的要求,做到不积压、不横传、不抽取,急件要随收随送。属涉密文件的,在尚未正式公布之前,经办人员必须保守秘密,不得外传或泄密,不得抄录、复制或拍照。发生失密、泄密事件,要及时按程序报告领导。公文办理完毕后,传阅人需将文件交由文件拟办人审核后移交慈善办并办理归档手续。

二、档案管理制度

1、档案由专人专柜管理。档案管理人员要严格遵守《国家保密条例》和《抚州市档案管理办法》有关要求,对所保管的档案做好保密、防火等安全防范工作。

2、归档范围:省办、市委、市政府、市民政、县区民政慈善及有关单位发来的文件及有价值的材料;我会印发的文件签发稿、修改稿、正式文稿及重要会议、调研等材料;重要的信访件;本会的财务汇总表、项目计划表、审计等材料。

3、归档文件应将正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件和原件形成同一文件,装订在一起。对密级文件和资料要遵守保密制度,印制、复印、保存必须符合有关规定并由专人操作,不得随意乱放、流失。对重要档案,一律不外借,如确因工作需要查阅者,须经领导批准方可,但不得复印。

4、个人不得保存应归档的公文。工作人员在调整、调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。对不归档文书材料及短期档案保管期满后及时进行整理,编造成册,提出销毁报告,交领导审查批准后方可销毁。

三、印鉴使用管理制度

1、慈善总会和慈善办印章由秘书长或委托专人负责管理,启用印章必须经有关领导的批准。

2、重要文件和材料(上行文件、重大项目申请、资金分配、有关合同等),启用慈善总会印章,须经常务副会长或分管副会长同意后方可盖章。其它一般文件发文,需启用慈善办印章,由秘书长报分管副会长签字后盖章。非公文类(介绍信、证明、白条等),需启用慈善办印章,须经分管副会长或秘书长同意。

3、 印章使用要严格履行审批、登记手续,不得在空白介绍信上盖印。

四、会长办公会制度

1为进一步贯彻落实民主集中制,充分发挥集体领导作用,推进总会办公会议议事和决策的民主化、科学化、规范化,根据国家有关法律、法规和《抚州市慈善总会章程》,制定本规则。

2、会长办公会议受常务理事会委托,在常务理事会闭会期间负责本会重大事项、重要问题的决策。

3、会长办公会议由会长、副会长、秘书长组成,其他列席人员根据会议内容的需要确定。会议由会长或会长委托的常务副会长召集并主持。因故不能出席会议的组成人员应当在会前请假。

会长办公会议研究的事项,分管该项工作的副会长应当到会,如因特殊情况不能到会,应当表明自己的态度。

会长办公会议原则上每月召开一次,如有需要可适时召开。

4、会长办公会议议事范围为:

研究需要提请理事会或常务理事会决定的事项,主要包括:发展战略或规划;年度目标任务和工作报告;年度财务预决算。

重要规章、制度的制定和调整。

研究决定本会工作部门以及分支负责人的任命。

研究决定本会日常工作中的重大事项,包括重要慈善项目的设立、重大募捐活动的开展、重大或重要信访问题及处理意见、重要对外合作事宜以及重大财务支出等。

研究决定会员吸收和除名的相关事项。

研究其他须由会长办公会议决定的事项。

5、会长办公会议议题由会长或其他副会长提出建议、会长综合考虑后确定。提交会长办公会议研究的议题,需在会前三天将有关材料分别呈各位会领导审阅。

6、会长办公会议议题提交表决前,应当进行充分讨论。表决可以采用口头、举手、无记名投票或记名投票等方式进行,赞成票超过应出席人员半数为通过。表决实行主持人末位表态制。会议研究决定多个事项的,应当逐项进行表决。

会长办公会议由专人如实记录,并按规定存档备查。

7、会长办公会议通过的决定或决议,以会长办公会议纪要的方式印发有关人员,会议纪要由会长或会长委托常务副会长审签后印发。会议有关决定或决议由分管会长督促落实,慈善办督查督办。如在执行中发现问题,一般须经下一次会长办公会议复议后方能更改。确因继续执行会造成工作上的重大失误或经济上的重大损失,经会长同意后可局部更改或停止执行,但必须在下一次会长办公会议上作出详细的说明。

8、鉴于理事会副会长成员来自多行业和多部门,且所处地域比较分散,如遇工作急需,经会长同意,也可采取签批制度,由慈善办向副会长、常务副会长、会长进行呈请,收集和吸纳反馈意见并由会长审批后实施。

9、有关与会人员要在会前对会议议题认真准备,并严格按要求准时参加会议,遵守会场纪律,不得无故早退或中途退场,不得擅自扩散会议尚未决定或不能对外公开的内容。

10、因工作需要,可召开扩大的会长办公会议。扩大的与会人员由会长或会长委托的常务副会长决定。会长办公扩大会议议事规则与会长办公会议议事规则相同。

五、公务接待管理制度

1、严格遵循《抚州市党政机关厉行节约反对浪费实施细则》、《抚州市市直机关差旅费管理办法》等有关规定,既热情周到,又厉行节约,降低成本,高效透明,接受监督。

2、严格把握接待范围,接待对象原则上为慈善总会组织的各种会议参会人员,兄弟省市来会公务人员,客商,基层来会公务人员。

3、严格控制接待标准,严格控制陪餐人数,陪餐人员须是与工作相关人员。工作餐应当供应家常菜,不上高档菜肴,不提供香烟和高档酒水。如实填写接待清单并签字确认。接待清单包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。接待费报销凭证应当包括财务票据、派出单位公函和接待清单。

4、 公务接待活动不得安排消费性娱乐、健身活动,不得铺设迎宾地毯、悬挂标语横幅、摆放花草,不得组织旅游和与公务活动无关的参观,不得组织到营业性娱乐、健身场所活动,不得安排专场文艺演出,不得以任何名义赠送或收受纪念品、土特产、礼品、礼金、各类有价证券、支付凭证和商业预付卡等。

六、财务管理制度

1、 严格执行“先批后支”的原则,报销的各类办公费用单据,先由会计审核并签字后由黄云秘书长初审,邹华副会长审核,傅志雄常务副会长签批;项目经费由邹华副会长审核,傅志雄常务副会长签批,经会长办公会研究确定;临时性救助由由黄云秘书长初审,邹华副会长审核,傅志雄常务副会长签批,并在会长办公会上予以通报。未经审批的开支,原则上不予报销。

2、 差旅费管理:人员外出培训和出差须凭有关文件报会长或常务副会长批准。差旅费开支严格按照《抚州市市直机关差旅费管理办法》的标准执行,先由会计审核并签字后由黄云秘书长初审,邹华副会长审核,傅志雄常务副会长签批,擅自超标开支的,超支部分由个人自理。出差结束后,出差人员须在一周内填写“差旅费报销单”,到财务室办理报销手续。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

3、按规定实行公务卡结算制度,除按规定实行财政直接支付或者银行转账外,应使用公务卡结算。

七、公务用车管理制度

1、严格执行公务用车有关规定,车辆原则上停放在局专用车库,因工作需要用车,由相关领导批准。保障总会领导公务用车,严禁公车私用或对外出租出借公务用车。

2、公务用车加油,车辆用油和过路(桥)费实行统一管理,加油使用加油卡由驾驶员负责,过路过桥实行IC卡管理。

3、车辆维修和保养坚持“定点管理、先批后修”原则,维修前填报维修申请单,维修费用5000元以下报常务副会长审批,5000元以上报会长审批并在会长办公会通报。更换机油需行驶5000公里以上,更换轮胎需行驶50000公里或满3年以上。


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